Base légale des traitements de données à caractère personnel réalisés par le Tribunal administratif et la Cour administrative (les « Juridictions administratives »)
Il s’agit des dispositions légales issues des lois du 1er août 2018 :
- (i) portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et mise en œuvre du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »), et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), portant modification du Code du travail et de la loi modifiée du 25 mars 2015 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d'avancement des fonctionnaires de l'État et
- (ii) relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel en matière pénale ainsi qu’en matière de sécurité nationale.
Les lois du 1er août 2018 ont abrogé l'ancienne loi sur la protection des données de 2002. Elles complètent sur le plan national le RGPD.
Les dispositions légales peuvent être consultées sur les pages dédiées à cet effet :
- http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/2018/08/01/a686/jo
- http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/2018/08/01/a689/jo
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
Description des traitements de données à caractère personnel réalisés par les Juridictions administratives
Les Juridictions administratives sont amenées à traiter des données à caractère personnel dans l’exercice de leurs fonctions, dans le respect de l’exécution de la mission d’intérêt public dont elles sont investies.
Conduite des instances devant les Juridictions administratives
La collecte des données personnelles est nécessaire aux instances devant les Juridictions administratives.
Celles-ci collectent et traitent des données à caractère personnel aux fins de garantir la bonne conduite de la procédure et, notamment, d’assurer la communication des actes de procédure aux parties à la procédure, conformément aux lois des 7 novembre 1996 portant organisation des juridictions de l’ordre administratif et 21 juin 1999 portant règlement de procédure devant les juridictions administratives.
- Loi du 7 novembre 1996 : http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/1996/11/07/n1/jo
- Loi du 21 juin 1999 : http://legilux.public.lu/eli/etat/leg/loi/1999/06/21/n2/jo
Les Juridictions administratives collectent et traitent ces données à caractère personnel de manière licite dans le but de garantir l’exercice ou la défense par les parties d’un droit en justice.
Les données à caractère personnel sont accessibles par les parties ou leurs représentants et le personnel des Juridictions administratives, dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, qui a besoin d’y avoir accès en vue de la gestion des instances en cours et la production de tableaux de bord de suivi.
Les données à caractère personnel sont accessibles par les membres des Juridictions administratives qui interviennent dans la prise de la décision juridictionnelle afin de trancher le litige à la base de l’instance, dont surtout les magistrats du Tribunal administratif et de la Cour administrative.
Certaines données à caractère personnel peuvent être communiquées à toute personne concernée au sein de notre institution, et dans certains cas encadrés par la loi, aux services de police et de justice du Grand-Duché du Luxembourg, ainsi qu’à toute institution ou administration nationale, européenne ou internationale prévue par le cadre légal.
Les pièces et documents déposés par les parties d’une affaire ainsi que les décisions de justice rendues par les Juridictions administratives peuvent contenir, au-delà de l’état civil des parties, les adresses, les numéros de téléphone, les numéros d’affiliation et fiscaux, des éléments de situation patrimoniale et financière, voire des éléments de données personnelles sensibles tels que décrits notamment à l’article 9 du RGPD.
Les données à caractère personnel qui sont, par nature, particulièrement sensibles d’un point de vue des libertés et droits fondamentaux ou qui portent sur des données à caractère personnel relatives à des personnes vulnérables, en particulier les enfants, font l’objet d’une attention spécifique de la part des Juridictions administratives.
Les Juridictions administratives sont amenées à traiter ultérieurement ces données à caractère personnel dans le cadre de fonctions accessoires telles que :
- La diffusion des décisions de justice et convocations;
- L’archivage ; et
- La réalisation de publications, de rapports annuels et de rapports statistiques nécessaires dans le cadre notamment des relations collaboratives et associatives nationales et supranationales des Juridictions administratives.
Ces traitements ultérieurs sont compatibles avec les finalités du traitement initial opéré lors de la conduite des instances devant les Juridictions administratives.
La diffusion des décisions de justice et convocations
La publicité des décisions de justice constitue un élément fondamental de l’organisation de la justice et un des moyens qui contribuent à préserver la confiance dans les cours et tribunaux. Ce principe de transparence attaché à la justice est concilié avec les exigences relatives aux droits fondamentaux de protection de la vie privée des personnes.
Depuis 2001, les Juridictions administratives publient l’ensemble de leurs décisions de justice sur le site https://justice.public.lu/fr/jurisprudence/juridictions-administratives.html en procédant à la diffusion banalisée de leurs jugements et arrêts sur internet, dans le respect de la protection des libertés et droits fondamentaux des personnes, notamment le respect de la vie privée des personnes.
Cette diffusion en ligne améliore la transparence de la justice et permet la mise à disposition d’une information utile.
Les convocations banalysées font également l’objet d’une diffusion sur le site précité et servent aux seules fins de l’organisation utile des audiences.
Les Juridictions administratives collaborent à la rédaction des bulletins de jurisprudence administrative (Pasicrisie Luxembourgeoise).
La banalisation des décisions de justice et des convocations s’entend d’opérations techniques sur le texte afin de supprimer toute donnée à caractère personnel et de retirer également l’ensemble des faits permettant, par recoupement avec d’autres informations externes, de réidentifier l’une des parties.
la banalisation ne porte pas sur l’identité des avocats des parties, les délégués du gouvernement, les magistrats et auxiliaires de justice qui sont cités par leur nom et prénom.
Tout autre usage ou toute diffusion des convocations et décisions de justice ou de tout ou partie de leur contenu constitueraient un traitement des données à caractère personnel qui va au-delà de la finalité de celui effectué par les Juridictions administratives dans l’exercice de leurs fonctions. Les Juridictions administratives rappellent aux visiteurs du site internet de respecter l’objet des convocations et des décisions de justice et de ne pas les utiliser ou les diffuser intégralement ou par extraits à des fins autres que celles précitées ci-avant.
L’archivage
L’archivage des dossiers des affaires répond à une mission d’intérêt public des Juridictions administratives en vue de garantir la transparence de la justice et de fournir des informations utiles concernant les contentieux administratifs.
Les Juridictions administratives en tant que productrices d’archives publiques, se soumettent au régime dérogatoire de l’archivage tel que prévu par la loi du 17 août 2018, en vue de futurs versements de leurs archives aux Archives nationales. L’aménagement pratique et technique des locaux des Archives nationales répond ainsi aux exigences des Juridictions administratives en matière de sécurité et de conservation de leurs données.
Les dossiers des affaires contenant des données à caractère personnel seront conservés au sein des locaux des Juridictions administratives pendant la durée de la procédure légale, ainsi que durant la période d’appel en cas de jugement en première instance.
Après une éventuelle procédure d’appel ou après écoulement du délai d’appel légal, les données à caractère personnel seront archivées pendant 30 ans dans les locaux des Juridictions administratives avant transfert physique vers l’un des dépôts des Archives nationales.
Les détails de la gestion des archives peuvent être consultés sur la page dédiée à cet effet auprès des Archives nationales https://anlux.public.lu/fr/gerer-ses-archives.html.
La réalisation de publications, rapports annuels et statistiques nécessaires aux fins notamment des relations collaboratives et associatives nationales et supranationales des Juridictions administratives
Les Juridictions administratives établissent et communiquent au Ministre de la Justice un rapport annuel relatif à leur fonctionnement pendant l’année judiciaire écoulée avec un relevé des affaires en instance et des affaires jugées, en conformité avec la loi du 7 novembre 1996 précitée.
Les Juridictions administratives participent à des travaux de recherche, des publications et des conférences de nature juridique tant au niveau national que supranational.
Ainsi, le Tribunal administratif participe aux travaux du Bureau Européen d’appui en matière d’asile (European Asylum Support Office - EASO) (www.easo.europa.eu) dont la mission consiste à soutenir les Etats membres dans une démarche de qualité et d’informations communes sur les pays d’origine, notamment en mettant à disposition un système d’information de jurisprudence européenne et nationale relative au système d’asile européen commun (https://caselaw.easo.europa.eu/Pages/default.aspx).
Le Tribunal administratif, tout comme la Cour administrative, au travers de l’Association Luxembourgeoise des Magistrats Administratifs, est membre de la Fédération Européenne des Juges Administratifs (FEJA) (https://www.aeaj.org) qui regroupe les associations nationales des juges administratifs des pays membres du Conseil de l’Europe et sert ainsi de plateforme d’échanges entre ces dernières.
La Cour administrative est membre de l’Association des Conseils d’Etat et des Juridictions administratives suprêmes de l’Union européenne a.i.s.b.l. (ACA-EUROPE) (www.aca-europe.eu) qui entretient un système d’information de jurisprudence intitulé JURIFAST.
La Cour administrative est également juridiction membre du Réseau des Cours supérieures auprès de la Cour européenne des droits de l’homme de Strasbourg (SUPERIOR COURTS NETWORK) dans le cadre duquel la Cour européenne et les juridictions membres du réseau mettent à disposition du réseau des informations pertinentes et répondent aux demandes d’informations formelles émanant de la Cour et des juridictions membres.
De même, la Cour administrative fait partie du Réseau Judiciaire de l’Union européenne (RJUE) coordonné par la Cour de Justice de l’Union Européenne de Luxembourg, plateforme d’échange d’informations et de dialogue accessible de manière interactive et sécurisée aux juridictions membres.
La Cour administrative est également membre au niveau mondial de l’Association Internationale des Hautes Juridictions Administratives (AIHJA) (www.aihja.org) regroupant les juridictions administratives suprêmes de 86 pays (58 membres, 28 observateurs) réparties sur tous les continents.
C’est dans ce contexte que des décisions de justice rendues par les Juridictions administratives peuvent être collectées pour la réalisation de publications et de rapports.
Dans ce cas-là, le personnel des Juridictions administratives effectue préalablement la banalisation systématique de ces décisions de justice.
Ainsi, les résultats des rapports et publications ne reprennent pas de données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel ne sont pas utilisées à l’appui de mesures ou de décisions concernant une personne physique en particulier.
Les Juridictions administratives sont amenées à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de fonctions accessoires telles que :
- Le recrutement ; et
- La sécurité des locaux des Juridictions administratives.
Recrutement
Les Juridictions administratives collectent et traitent des données à caractère personnel depuis la candidature jusqu’au départ de l’agent.
Il se peut que des données à caractère personnel et notamment les nom et prénom, date de naissance, matricule nationale, adresse et numéro de carte d’identité, ainsi que le curriculum vitae soient transmis par un candidat.
Les données à caractère personnel ne sont accessibles que par les personnes internes aux Juridictions administratives qui ont besoin d’y avoir accès en vue de la gestion des ressources humaines.
Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des tierces personnes hormis les organismes de sécurité sociale, le Ministère de la Fonction publique, le Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'Etat (le « CGPO ») ou le cas échéant d’autres tiers impliqués en vertu de la loi dans la relation de travail.
Pour les candidats qui ne sont pas retenus en vue d’un stage ou d’un poste ou qui n’ont pas accepté de stage ou de poste au sein des Juridictions administratives, leurs données à caractère personnel sont immédiatement détruites à moins qu’ils n’aient consenti à la conservation de ces données par les soins des Juridictions administratives pour d’éventuels futurs besoins en relation avec leurs compétences. Dans ce cas-ci, les données à caractère personnel sont conservées pendant deux ans.
Dans le cas du recrutement d’un magistrat, attaché de justice, fonctionnaire, employé, membre du personnel des Juridictions administratives, les données à caractère personnel sont collectées en vue de la gestion administrative de la relation de travail. Elles ne sont accessibles que par l’agent et par les personnes internes aux Juridictions administratives qui ont besoin d’y avoir accès en vue de la gestion des ressources humaines, de la vérification du respect des règles régissant le travail ou la production de tableaux de bord et statistiques.
Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des tierces personnes hormis les organismes de sécurité sociale, le Ministère de la Fonction publique, le CGPO ou le cas échéant d’autres tiers impliqués en vertu de la loi dans la relation de travail.
Les données collectées sont détruites dès qu’elles ne sont plus nécessaires à la gestion de la relation de travail, soit au plus tard 5 ans après la cessation des fonctions.
Sécurité des locaux des Juridictions administratives
Lors d’une visite au sein des locaux des Juridictions administratives, les nom, prénom et profession des visiteurs sont retranscrits dans un registre tenu par les agents de sécurité chargés du contrôle d’accès des locaux des Juridictions administratives.
La tenue de ce registre permet d’établir un tableau de bord anonymisé des fréquentations des locaux des Juridictions administratives afin d’évaluer la nécessaire mise en place de mesures pratiques et organisationnelles de sécurité.
Il convient de noter que les caméras de vidéosurveillance installées, respectivement, dans et sur le bâtiment hébergeant les locaux des Juridictions administratives et dans leurs alentours immédiats sont susceptibles d’avoir enregistré l’image des personnes, à l’exclusion de toute autre donnée personnelle les concernant, lors de ce passage. Ces enregistrements automatiques ne sont pas soumis à un traitement spécifique hormis l’existence d’un incident mettant en cause la sécurité de personnes ou de biens, auquel cas les images peuvent être visionnées et transmises aux autorités et services compétents pour le traitement de l’incident de sécurité. Les enregistrements qui ne sont pas soumis à un traitement spécifique sont définitivement effacés après un délai n’excédant pas 15 jours et ne sont pas transmis à des tierces personnes.
Le responsable de traitement de ces données est l’Administration des bâtiments publics, sise au 10 rue du Saint Esprit L-1475 Luxembourg.
Sécurité des données à caractère personnel
L’ensemble des données à caractère personnel sont traitées selon le cas :
- sur support papier stocké dans les locaux des Juridictions administratives et/ou les bâtiments des Archives nationales, ou
- sous forme dématérialisée :
- sur les ordinateurs professionnels du personnel des Juridictions administratives,
- dans des tableaux de bord de suivi et dans l’application de gestion des affaires JANGA qui sont accessibles sur les serveurs des Juridictions administratives qui sont hébergés auprès du Centre des technologies de l’information de l’Etat (« CTIE »).
Les Juridictions administratives sont soucieuses d’assurer une protection optimale des données à caractère personnel dans le cadre de leurs activités.
Les données à caractère personnel sont traitées de façon à leur garantir une sécurité et une confidentialité appropriées, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle ou intentionnelle.
Les activités des Juridictions administratives mettent en place des mesures techniques et organisationnelles dans le respect du RGPD et des consignes élaborées par le CTIE et l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information du Luxembourg.
Le personnel des Juridictions administratives est soumis au secret professionnel et aux obligations déontologiques de sa profession. Chaque membre du personnel est régulièrement sensibilisé aux aspects de la sécurité de l’information et de la protection de données à caractère personnel dans l’exercice de ses fonctions.
Droits des personnes concernées
Dans les limites et restrictions prévues par les dispositions légales en vigueur et dans la mesure compatible avec la finalité du traitement de vos données, vous avez le droit de demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou leur limitation.
Tribunal administratif
Afin d’obtenir des renseignements ou de faire valoir des droits auprès du Tribunal administratif, il y a lieu d’adresser le formulaire ci-joint dûment complété au délégué de la protection des données du Tribunal administratif, accompagné de la copie de votre pièce d’identité :
Ou
Délégué de la protection des données du Tribunal administratif
1, rue du Fort Thuengen
L-1499 Luxembourg
Cour administrative
Afin d’obtenir des renseignements ou de faire valoir des droits auprès de la Cour administrative, il y a lieu d’adresser le formulaire ci-joint dûment complété au délégué de la protection des données de la Cour administrative, accompagné de la copie de votre pièce d’identité :
Ou
Délégué de la protection des données de la Cour administrative
1, rue du Fort Thuengen
L-1499 Luxembourg
Autorité de contrôle judiciaire
Si la réponse fournie à votre demande auprès des Juridictions administratives ne vous satisfait pas, vous avez le droit, dans le cadre d’un traitement de données à caractère personnel relevant des fonctions juridictionnelles des Juridictions administratives, d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle judiciaire, Cité judiciaire, bâtiment CR, Plateau du St-Esprit, L-2080 Luxembourg via le formulaire ci-joint :
Commission nationale pour la protection des données
Si la réponse fournie à votre demande auprès des Juridictions administratives ne vous satisfait pas, vous avez le droit, dans le cadre d’un traitement de données à caractère personnel relevant des fonctions autres que juridictionnelles des Juridictions administratives, d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données, 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux via le formulaire ci-joint :
https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html
Limitations
Les Juridictions administratives peuvent, dans des cas exceptionnels, limiter l’étendue de certains droits.
Ces limitations peuvent être appliquées au droit d’information, au droit d’accès, au droit de rectification, au droit à l’effacement ou au droit à la limitation du traitement.
Toute décision de limiter les droits des personnes concernées fait l’objet d’un examen minutieux de la part des Juridictions administratives et peut notamment s’avérer nécessaire dans le cadre de la procédure ouverte auprès des Juridictions administratives.
Ces limitations font l’objet d’un suivi régulier et d’un réexamen périodique.