Les bases légales des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par l’administration judiciaire
Les juridictions de l’ordre judiciaire et les services administratifs y rattachés sont amenées à traiter les données à caractère personnel découlant de la mission légale confiée aux juridictions par les différents codes et dispositions légales en vigueur et la loi modifiée du 7 mars 1980 sur l’organisation judiciaire.
Les traitements énoncés ci-après s’effectuent en conformité avec le cadre légal européen et national relatif à la protection des données à caractère personnel à savoir :
Le Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (texte présentant de l’intérêt pour l’EEE) ;
La directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les autorités compétentes à des fins de prévention et de détection des infractions pénales, d’enquêtes et de poursuites en la matière ou d’exécution de sanctions pénales, et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la décision-cadre 2008/977/JAI du Conseil ;
La loi du 1er août 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel en matière pénale ainsi qu’en matière de sécurité nationale ;
La loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et mise en œuvre du règlement (UE) UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (texte présentant de l’intérêt pour l’EEE),
La Loi du 7 août 2023 portant introduction de dispositions spécifiques pour le traitement de données personnelles dans l’application « JU-CHA ».
Les responsables des traitements
Madame Martine SOLOVIEFF, Procureur Général d’État
Cité judiciaire – bâtiment CR
L-2080 Luxembourg
Secrétariat du Parquet général : (+352) 475981-1
Monsieur Thierry HOSCHEIT, Président de la Cour supérieure de justice
Cité judiciaire – bâtiment CR
L-2080 Luxembourg
Greffe de la Cour Supérieure de Justice : (+352) 475981-2368
Les traitements mis en œuvre par les juridictions de l’ordre judiciaire
Les traitements mis en œuvre par les juridictions de l’ordre judiciaire peuvent être classés en quatre catégories principales à savoir : les traitements relatifs à une procédure judiciaire dans laquelle une personne concernée est impliquée, ceux relatifs aux démarches effectuées par une personne concernée auprès des services de l’administration judiciaire, les traitements effectués par les caméras de vidéosurveillance installées dans et sur les bâtiments de l’administration judiciaire, les traitements dans le cadre de la candidature et/ou embauche d’une personne concernée en tant qu’attaché de justice, employé, fonctionnaire, membre du personnel de la justice à un autre titre ou aspirant à l’une de ces fonctions.
Les traitements relatifs à l’implication d’une personne concernée dans une procédure judiciaire
Les données à caractère personnel et les informations suivantes sont recueillies :
Les données d’identification directes telles que le(s) nom(s), prénom(s), alias, les coordonnées, l’ensemble des informations et documents versé par les parties ou émanant du ministère public, les décisions intermédiaires et finales.
L’ensemble de ces données à caractère personnel, informations et documents sont conservées au format papier dans un dossier, stocké dans les bâtiments et/ou les archives de l’administration judiciaire. Les données à caractère personnel, les informations et le cas échéant les documents peuvent être conservés au format digital dans les applications de la justice permettant le suivi de l’affaire et sont stockées sur des serveurs auprès du Centre des technologies de l’information de l’État.
Les traitements relatifs aux démarches effectuées auprès des services de l’administration judiciaire
Afin de répondre aux démarches effectuées auprès des services de l’administration judiciaire telles que la demande de renseignements juridiques, la demande d’extraits de casiers judiciaires, la fourniture d’une documentation, etc., il peut vous être demandé de fournir les données suivantes : le(s) nom(s), le(s) prénom(s), le numéro de matricule national, l’adresse, le numéro de carte d’identité.
Ces données à caractère personnel sont traitées uniquement pour répondre aux requêtes émanant des justiciables et ne sont en principe pas conservées.
Les traitements effectués par les caméras de vidéosurveillance installées à l’intérieur et aux abords des bâtiments de l’administration judiciaire
Si vous avez récemment visité un bâtiment de la justice ou ses alentours immédiats, les caméras installées à l’intérieur et aux abords des bâtiments de l’administration judiciaire sont alors susceptibles d’avoir enregistré votre image, à l’exclusion de toute autre donnée à caractère personnel vous concernant.
Ces enregistrements ont pour finalité d’assurer la protection des personnes et des biens de l’administration judiciaire. Ils sont utilisés lors d’un incident mettant en cause la sécurité de personnes ou de biens, auquel cas les images peuvent être visionnées et transmises aux autorités et services compétents pour le traitement de l’incident de sécurité en question.
En dehors d’un tel incident, les enregistrements sont définitivement effacés après un délai de 30 jours et ne sont pas transmis à de tierces personnes.
Si votre visite a eu lieu dans le cadre d’une formation ou d’une réunion les données à caractères personnel telles que le(s) nom(s), prénom(s) et votre qualité sont susceptibles d’avoir été transmise aux agents de sécurité chargés du contrôle d’accès aux bâtiments des juridictions judiciaires.
Les traitements dans le cadre du recrutement des attachés de justice, des employés, des fonctionnaires, et des membres du personnel de la justice à un autre titre ou aspirant à l’une de ces fonctions
Le recrutement des attachés de justice, des employés et des fonctionnaires s’effectue conformément à la loi modifiée du 25 mars 2015 fixant le régime des traitements et des conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires de l’État.
Dans le cadre du recrutement, les données à caractère personnel et les informations suivantes sont traitées : le(s) nom(s), prénom(s), l’adresse, toutes les informations transmises par les candidats au service des ressources humaines, les suites réservées à la candidature, la date de l’entretien, le type de contrat ainsi que la durée de celui-ci.
Les candidatures non retenues sont détruites à la fin de la procédure de recrutement.
Dans le cadre de la gestion administrative de la relation de travail à l’administration judiciaire, le service des ressources humaines traite l’ensemble des données et informations utiles à cette fin. Les données en question sont conservées pendant cinq années à partir du départ de l’agent. Les données à caractère personnel traitées par le service des ressources humaines peuvent également être des données dites « particulières » comme les données de santé. Ces données sont conservées pendant 5 années puis supprimées.
Les données à caractère personnel et les informations en question ne sont accessibles que par le service des ressources humaines, les personnes internes à la justice qui ont une nécessité d’y avoir accès en vue de la gestion des ressources humaines et de la vérification du respect des règles régissant la relation contractuelle et la personne concernée.
Les données à caractère personnel et les informations ne sont pas transférées à des tiers, exclusion faites de l’Agence pour le développement de l’emploi, le centre de gestion du personnel et de l’organisation de l’État, les organismes de sécurité sociale, le ministère de la Fonction publique ainsi que d’autres tiers impliqués en vertu de la loi dans la relation de travail ou l’engagement sollicité.
Les traitements ultérieurs de données
L’administration judiciaire est amenée à traiter ultérieurement les données à caractère personnel. Ces traitements ultérieurs comprennent l’archivage, la publicité des décisions de justice ainsi que la réalisation de publications, de rapports annuels et de rapports statistiques.
L’archivage des dossiers et documents de l’administration judiciaire répond à une mission d’intérêt public en vue de garantir la transparence de la justice et de préserver l’histoire de celle-ci.
L’administration judiciaire produit des archives publiques, elle est soumise au régime dérogatoire de l’archivage comme prévu par la loi du 17 août 2018 sur l’archivage et dispose ainsi de ses propres archives. Néanmoins, par manque de place, les versements de certains dossiers et documents auprès des Archives nationales sont effectués depuis 2012.
L’aménagement pratique et technique des locaux des Archives nationales répond aux exigences de l’administration judiciaire en termes de sécurité et de mises en place de mesures organisationnelles effectives.
Les détails de la gestion des archives par les archives nationales peuvent être consultés à la page https://anlux.public.lu/fr.html.
La publicité de décisions de justice de l’ordre judiciaire s’effectue en conformité avec le cadre légal européen et national en matière de protection des données et répond à l’impératif de transparence de la justice. L’ensemble des décisions des juridictions de l’ordre judiciaire sont publiées sur le site internet de la Justice sous l’onglet Jurisprudence. L’ensemble des décisions publiées sont pseudonymisées. Il se peut néanmoins qu’une pseudonymisation soit erronée. Il est possible de signaler l’erreur en question à l’adresse Pseudonymisation@justice.etat.lu.
La transparence de la justice implique également l’élaboration de rapports d’activité qui en principe ne comportent pas de données à caractère personnel. En effet, le président de la Cour supérieure de justice, le procureur général d’État, les présidents des tribunaux d’arrondissement, les procureurs d’État et les juges de paix directeurs communiquent au Conseil national de la justice et au ministre de la Justice leur rapport d’activité comme prévu à l’article 47 de la loi modifiée du 7 mars 1980. Ces rapports d’activités portent d’une part, sur le fonctionnement de leurs services pendant l’année judiciaire écoulée et d’autre part sur les statistiques qui précisent le nombre d’affaires en instance, le nombre des affaires jugées et la durée des affaires.
Les droits des personnes concernées
Dans les limites et restrictions prévues par les dispositions légales en vigueur et dans la mesure du possible compatible avec la finalité du traitement de leurs données à caractère personnel, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs données, leur rectification, leur effacement ou leur limitation.
Pour faire valoir leurs droits ou pour toute demande de renseignements, les personnes concernées peuvent écrire un courriel à l’adresse dpo@justice.etat.lu ou alors adresser un courrier recommandé au Parquet général à l’attention du délégué à la protection des données, Cité judiciaire, bâtiment CR, Plateau du Saint-Esprit, L-2080 Luxembourg.
Les autorités compétentes
Les personnes concernées peuvent adresser une réclamation aux autorités compétentes si elles sont en désaccord avec la décision prise par le responsable du traitement quant à l’exercice de leurs droits ou à leur demande de renseignement.
Dans le cadre d’un traitement de données à caractère personnel relevant des fonctions juridictionnelles des juridictions de l’ordre judiciaire, l’autorité compétente pour traiter la réclamation est l’Autorité de contrôle judiciaire. Les personnes concernées peuvent compléter le formulaire de réclamation et l’adresser par courrier à l’Autorité de contrôle judiciaire, Cité judiciaire, bâtiment CR, Plateau du Saint-Esprit, L-2080 Luxembourg.
Dans le cadre d’un traitement de données à caractère personnel relevant du régime général, l’autorité compétente pour traiter la réclamation est la Commission nationale pour la protection des données. Les personnes concernées peuvent compléter le formulaire de plainte et l’adresser à la Commission nationale pour la protection des données, 15 Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux.