Un extrait du casier judiciaire est une copie du casier judiciaire national, servant à vérifier le passé pénal d'une personne (physique ou morale). Il indique si une personne a été condamnée ou non (condamnations prononcées par les juridictions répressives luxembourgeoises et, sous certaines conditions, étrangères). De ce fait, ce document permet de prouver que la personne qui en fait la demande justifie de garanties suffisantes d’honorabilité, dans le but par exemple d’obtenir un agrément pour exercer certains types de professions ou exécuter certains contrats.
Un casier judiciaire peut être demandé notamment aux personnes suivantes:
- les candidats à la naturalisation ou au recouvrement de la nationalité luxembourgeoise, devant justifier de garanties suffisantes d’honorabilité ;
- les salariés ressortissants de pays tiers souhaitant obtenir le statut de résidents longue durée ;
- les étudiants se destinant aux métiers de la santé ainsi que les salariés résidant au Luxembourg désireux d’entrer dans certaines branches professionnelles, pour lesquelles l’extrait de casier judiciaire vierge est l’une des conditions préalables à l’embauche, telles que :
- dans le secteur privé, la sécurité privée, les transports de fonds, etc. ;
- certaines activités du secteur public, notamment dans le domaine militaire, social, familial ou thérapeutique ;
- les activités artisanales, commerciales ou industrielles lorsqu’une personne souhaite établir son entreprise.
- les sociétés présentant une soumission pour un marché public.
Un extrait de casier judiciaire peut être demandé :
- soit à distance (par internet, e-mail, courrier ou fax) ;
- soit en personne, au Service du casier judiciaire à Luxembourg-Ville.
Le Service du casier judiciaire délivre gratuitement les extraits de casier judiciaire aux personnes physiques et aux personnes morales qui en font la demande. Il délivre également des extraits de casier judiciaire à certaines administrations autorisées par règlement grand-ducal, qui doivent disposer de l’accord de la personne concernée.
L'extrait du casier judiciaire obtenu est rédigé en français.
Les extraits du casier judiciaire sont délivrés gratuitement au ministère public et aux personnes physiques ou morales qui en font la demande.
En ce qui concerne les personnes physiques, il est souligné que les extraits de casier renseignent uniquement sur le passé pénal de personnes majeures et en aucun cas sur le passé pénal de mineurs. Tout mineur d’âge qui aurait commis une infraction, tombe sous le champ d’application de la loi du 10 août 1992 relative à la protection de la jeunesse. Selon cette loi (art.15 et 38), une décision du tribunal ou du juge de la jeunesse, respectivement une condamnation prononcée par une juridiction répressive à charge d’un mineur sera inscrite dans un registre spécial non accessible au public et pour lequel une demande d’extrait est irrecevable, sauf dans des cas spécifiques prévus par ladite loi.
Le service du casier judiciaire délivre les bulletins suivants:
Bulletin N° 1
Contenu
Le bulletin N° 1 du casier judiciaire renseigne le relevé intégral des inscriptions applicables à la même personne.
Délivrance
Ce bulletin est délivré aux autorités judiciaires dans le cadre d’une procédure pénale. Il est également délivré à l’avocat chargé d’assister ou de représenter la personne concernée en tant que prévenu devant une juridiction appelée à statuer sur le fond, sinon à défaut d’avocat, au prévenu lui-même. Dans ce cas, le bulletin est délivré non pas par le service du casier judiciaire, mais par le secrétariat du parquet compétent.
Bulletin N° 2
Contenu
Le bulletin N° 2 d’une personne physique renseigne les décisions inscrites au casier judiciaire ayant prononcé des condamnations à des peines criminelles et correctionnelles ou ayant ordonné une mesure de placement à l’occasion d’une procédure pénale concernant la même personne, à l’exclusion:
1) des condamnations à une peine d’amende assorties du sursis simple ou probatoire à moins que le sursis ne soit déchu ou révoqué,
2) des décisions ordonnant la suspension simple ou probatoire du prononcé de la condamnation,
3) des condamnations assorties du bénéfice du sursis simple ou probatoire lorsqu’elles sont considérées comme non avenues,
4) des décisions rendues par défaut et non notifiées à personne.
La condamnation à une peine d’amende inférieure ou égale à 1.000 euros et la condamnation à un travail d’intérêt général ne sont plus inscrites au bulletin N° 2 après un délai de cinq ans qui court du jour où la condamnation a acquis force de chose jugée.
Une condamnation à une interdiction de conduire est inscrite au bulletin N° 2 tant que tout ou partie de cette peine reste à exécuter.
Une condamnation à une interdiction, incapacité ou déchéance est inscrite au bulletin N° 2 tant que la durée fixée pour cette mesure n’est pas expirée.
Au cas où la décision a prononcé une peine ou plusieurs peines devant être inscrite(s) au bulletin N° 2 d’après les distinctions faites ci-dessus, toutes les peines y sont inscrites.
Le bulletin N° 2 d’une personne morale renseigne les décisions inscrites au casier judiciaire ayant prononcé des condamnations à des peines criminelles et correctionnelles concernant la même personne, à l’exclusion:
1) des condamnations à une peine d’amende assorties du sursis simple ou probatoire à moins que le sursis ne soit déchu ou révoqué,
2) des décisions ordonnant la suspension simple ou probatoire du prononcé de la condamnation,
3) des condamnations assorties du bénéfice du sursis simple ou probatoire lorsqu’elles sont considérées comme non avenues,
4) des décisions rendues par défaut et non notifiées à personne.
Lorsqu’une décision comporte une condamnation à une fermeture d’entreprise ou d’établissement, ou à une dissolution, toutes les peines prononcées par cette décision sont inscrites au bulletin N° 2.
Lorsqu’une décision comporte une condamnation à une interdiction, déchéance ou incapacité, ou à une exclusion de la participation à des marchés publics, toutes les peines prononcées par cette décision sont inscrites au bulletin N° 2 tant que la durée fixée pour cette mesure n’est pas expirée.
Délivrance
Le bulletin N° 2 est délivré sur demande aux administrations étatiques et communales et aux personnes morales de droit public, saisies, dans le cadre de l’exercice de leurs missions légales, d’une demande présentée par la personne physique ou morale concernée, à condition que cette personne ait donné son accord écrit ou électronique à la délivrance du bulletin. Le bulletin N° 2 peut être délivré :
1) au ministre ayant les Transports dans ses attributions pour l’instruction de toute demande d’agrément, de licence ou de permis adressée à un service de sa compétence;
2) au ministre ayant les Classes moyennes dans ses attributions pour l’instruction de toute demande d’autorisation d’établissement;
3) au ministre ayant l’Enfance et l’Éducation nationale dans ses attributions pour l’instruction de toute demande d’agrément adressée à un service de sa compétence;
4) au ministre ayant la Famille dans ses attributions pour l’instruction de toute demande d’agrément adressée à un service de sa compétence;
5) à la Commission de surveillance du secteur financier pour apprécier le respect de la condition de l’honorabilité professionnelle, conformément aux lois spéciales qui attribuent cette compétence à la Commission de Surveillance du Secteur financier ou à la Banque centrale européenne;
6) au Commissariat aux assurances pour l’instruction de toute demande d’agrément adressée à un service de sa compétence;
7) au ministre ayant la Justice dans ses attributions pour l’instruction des:
– demandes relatives aux experts, traducteurs et interprètes assermentés
– demandes en matière d’armes prohibées et de gardiennage
– demandes relatives aux jeux de hasard
– demandes en acquisition et recouvrement de la nationalité luxembourgeoise;
8) au ministre ayant la Fonction publique dans ses attributions pour l’instruction des demandes d’emplois pour des postes liés à la souveraineté nationale;
9) au ministre ayant l’Immigration dans ses attributions pour l’instruction des demandes en matière de police des étrangers;
10) au ministre ayant la Police dans ses attributions pour l’instruction des demandes d’emploi du cadre policier et civil;
11) au ministre ayant la Santé dans ses attributions pour l’instruction de toute demande d’agrément adressée à un service de sa compétence;
12) au ministre ayant le Sport dans ses attributions pour toute demande d’agrément adressée à un service de sa compétence;
13) aux autorités communales pour l’instruction d’une demande d’emploi pour un poste impliquant des contacts réguliers avec des mineurs;
14) au ministre ayant la Défense dans ses attributions pour l’instruction des demandes d’emploi de la carrière militaire et civile et des demandes d’engagement au service volontaire de l’Armée;
15) à la Chambre des députés pour l’instruction des demandes d’emploi pour des postes à pourvoir au sein de l’Administration parlementaire, pour des postes pour lesquels la Chambre des députés désigne les titulaires ou pour des postes pour lesquels la Chambre des députés propose au Grand-Duc un ou plusieurs candidats à la nomination.
Le bulletin N° 2 est encore délivré sur demande aux autorités étatiques chargées de la gestion du registre électronique national établi par la règlementation communautaire dans le domaine du transport routier (ERRU), ainsi qu’au Service de renseignement de l’Etat.
Bulletin N° 3
Contenu
Le bulletin N° 3 d’une personne physique renseigne les décisions inscrites au casier judiciaire ayant prononcé des condamnations à des peines criminelles et correctionnelles concernant la même personne, à l’exclusion:
1) des condamnations à une peine d’emprisonnement d’une durée inférieure ou égale à vingt-quatre mois assorties du sursis simple ou probatoire, à moins que le sursis ne soit déchu ou révoqué,
2) des condamnations à une peine d’amende assorties du sursis simple ou probatoire, à moins que le sursis ne soit déchu ou révoqué,
3) des décisions ordonnant la suspension simple ou probatoire du prononcé de la condamnation,
4) des condamnations assorties du bénéfice du sursis simple ou probatoire lorsqu’elles sont considérées comme non avenues,
5) des condamnations à une peine d’amende inférieure ou égale à 2.500 euros ou à plusieurs peines d’amende dont le total est inférieur ou égal à 2.500 euros,
6) des décisions rendues par défaut et non notifiées à personne,
7) des condamnations à un travail d’intérêt général.
Les condamnations à une peine d’amende correctionnelle ne sont plus inscrites au bulletin N° 3 après un délai de cinq ans qui court du jour où la condamnation a acquis force de chose jugée.
Une condamnation unique à une peine d’emprisonnement inférieure ou égale à douze mois n’est plus inscrite au bulletin N° 3 à partir du jour où elle a été exécutée ou, si l’intéressé a bénéficié d’une libération conditionnelle ou anticipée, à partir du jour où le délai prévu à l’article 100 (7) du Code pénal est venu à expiration sans avoir été révoqué.
Une condamnation à une interdiction de conduire est inscrite au bulletin N° 3 tant que tout ou partie de cette peine reste à exécuter.
Une condamnation à une interdiction, incapacité ou déchéance est inscrite au bulletin N° 3 tant que la durée fixée pour cette mesure n’est pas expirée.
Au cas où la décision a prononcé une peine ou plusieurs peines devant être inscrite(s) au bulletin N° 3 d’après les distinctions faites ci-dessus, toutes les peines y sont inscrites.
Le bulletin N° 3 d’une personne morale renseigne les décisions inscrites au casier judiciaire ayant prononcé des condamnations à des peines criminelles et correctionnelles concernant la même personne, à l’exclusion:
1) des condamnations à une peine d’amende assorties du sursis simple ou probatoire, à moins que le sursis ne soit déchu ou révoqué,
2) des décisions ordonnant la suspension simple ou probatoire du prononcé de la condamnation,
3) des condamnations assorties du bénéfice du sursis simple ou probatoire lorsqu’elles sont considérées comme non avenues,
4) des condamnations à une peine d’amende inférieure ou égale à 25.000 euros ou à plusieurs peines d’amende dont le total est inférieur ou égal à 25.000 euros,
5) rendues par défaut et non notifiées à personne.
Lorsqu’une décision comporte une condamnation à une fermeture d’entreprise ou d’établissement, ou à une dissolution, toutes les peines prononcées par cette décision sont inscrites au bulletin N° 3.
Lorsqu’une décision comporte une condamnation à une interdiction, déchéance ou incapacité, ou à une exclusion de la participation à des marchés publics, toutes les peines prononcées par cette décision sont inscrites au bulletin N° 3 tant que la durée fixée pour cette mesure n’est pas expirée.
Délivrance
Le bulletin N° 3 est délivré sur demande à la personne physique concernée ou à une tierce personne munie d’une procuration et d’une copie de la pièce d’identité valable de la personne physique concernée.
Pour les personnes morales, ce bulletin est délivré soit à une personne pouvant engager la personne morale concernée, munie d’un pièce d’identité valable et d’un extrait récent du registre de commerce et des sociétés, soit à une tierce personne munie d’un extrait récent du registre de commerce et des sociétés, de la procuration d’une personne pouvant engager la personne morale et d’une copie d’une pièce d’identité valable du signataire de la procuration.
Dans le cadre du recrutement du personnel, un employeur peut demander au candidat intéressé de lui remettre un bulletin N° 3 aux fins de l’appréciation de son honorabilité. Cette demande doit figurer dans l’offre d’emploi et être spécialement motivée par rapport aux besoins spécifiques du poste à pourvoir. L’employeur peut également demander la remise d’un nouveau bulletin N° 3 dans le cadre de la gestion du personnel, lorsque des dispositions légales spécifiques le prévoient et en cas de nouvelle affectation justifiant un nouveau contrôle de l’honorabilité par rapport aux besoins spécifiques du poste.
Le bulletin N° 3 est encore délivré sur demande aux administrations étatiques et communales et personnes morales de droit public, saisies, dans le cade de l’exercice de leurs missions légales, d’une demande présentée par la personne physique ou morale concernée, à condition que cette personne ait donné son accord à la délivrance du bulletin. Le bulletin N° 3 peut être délivré :
1) au ministre ayant la Fonction publique dans ses attributions pour l’instruction des demandes d’emploi pour des postes autres que ceux liés à la souveraineté nationale,
2) au ministre ayant l’Environnement dans ses attributions pour l’instruction des demandes de permis de chasse et de pêche;
3) à l'Administration des Contributions pour l’instruction des demandes d’ouverture d’un débit de boissons;
4) au ministre ayant l’Administration des services vétérinaires dans ses attributions pour l’instruction des demandes d’autorisation relative aux chiens;
5) au ministre d’État saisi d’une proposition relative à des distinctions honorifiques;
6) aux autorités communales pour l’instruction d’une demande d’emploi autre que celle impliquant des contacts réguliers avec des mineurs.
Bulletin N° 4
Contenu
Le bulletin N° 4 renseigne les décisions figurant au bulletin N° 3, ainsi que toutes les condamnations prononçant une interdiction de conduire. Ces dernières ne sont plus inscrites au bulletin N° 4 après un délai de trois ans qui court soit à partir de la fin de l’exécution de l’interdiction de conduire, soit pour les condamnations assorties du bénéfice du sursis simple ou probatoire à partir de la date à laquelle elles sont considérées comme non avenues.
Le bulletin N° 4 ne vise que les personnes physiques et est essentiellement destiné à être remis par la personne intéressée au ministre ayant les Transports dans ses attributions ou à un l’employeur potentiel aux fins de l’appréciation de son honorabilité en général et plus particulièrement en matière de circulation.
Délivrance
Le bulletin N° 4 est délivré sur demande à la personne physique concernée ou à une tierce personne munie d’une procuration et d’une copie de la pièce d’identité valable de la personne physique concernée. L’employeur ne peut demander au candidat intéressé de lui remettre un bulletin N° 4 que lorsque la détention d’un permis de conduire valable constitue une condition indispensable pour l’exercice de l’activité professionnelle du salarié et est exigée dans le contrat de travail.
Le bulletin N° 4 est encore délivré au Ministère ayant les transports dans ses attributions pour l’instruction des dossiers relevant de sa compétence et ayant trait notamment à la délivrance de permis de conduire et licences dans les domaines de la circulation routière et ferroviaire, de l’exploitation d’une entreprise de taxis et de la navigation aérienne, à condition que la personne intéressée ait donné son accord écrit ou électronique à la délivrance du bulletin.
Bulletin N° 5
Contenu
Le bulletin N° 5 établit le relevé de toutes condamnations pour des faits commis à l’égard d’un mineur ou impliquant un mineur, pour autant que ces faits soient constitutifs de l’infraction ou en aggravent la peine, ainsi que de toutes décisions prononçant une interdiction d’exercer des activités impliquant des contacts réguliers avec des mineurs.
Délivrance
Ce bulletin est destiné aux personnes (physiques ou morales) cherchant à recruter une personne pour des activités professionnelles ou bénévoles impliquant des contacts réguliers avec des mineurs afin de vérifier si cette dernière a fait l'objet de condamnations pour des faits commis à l'égard de mineurs. Il appartient à la personne concernée de fournir ce bulletin spécifique à son potentiel recruteur. Le bulletin est délivré sur demande à la personne physique concernée ou à une tierce personne munie d’une procuration et d’une copie de la pièce d’identité valable de la personne physique concernée.
Le bulletin N° 5 est encore délivré aux autorités communales pour l’examen des demandes d’emploi dans le domaine de l’enseignement ou dans un foyer scolaire géré par la commune, à condition que la personne concernée ait donné son accord de manière écrite ou électronique afin que le bulletin N° 5 soit délivré directement à l’administration. Il est rappelé autorités communales peuvent se voir délivrer, dans les mêmes conditions, le bulletin N° 2 pour l’instruction d’une demande d’emploi pour un poste impliquant des contacts réguliers avec des mineurs et le bulletin N° 3 pour l’instruction des autres demandes d’emploi.
Il est encore rappelé qu’en matière d’enseignement au niveau étatique, le bulletin n° 2 peut être délivré au ministre ayant l’Enfance et l’Éducation nationale dans ses attributions et au ministre ayant la Famille dans ses attributions, pour l’instruction pour toute demande d’agrément adressée à un service de leurs compétences, à condition que la personne intéressée ait donné son accord écrit ou électronique à la délivrance du bulletin.
Délivrance des bulletins à une autorité étrangère
Les bulletins N° 1 à N° 5 peuvent encore être délivrés, sous certaines conditions, aux autorités centrales compétentes des Etats membres de l’Union européenne ou aux autorités compétentes des pays tiers en vertu de conventions internationales.
Durée de conservation des bulletins judiciaires
Un bulletin du casier judiciaire délivré à un employeur public ou privé en vue de la conclusion d’un contrat d’emploi ne peut pas être conservé au-delà d’un délai d’un mois à partir de la conclusion du contrat de travail. Si la personne concernée n’est pas engagée, l’extrait du casier doit être détruit sans délai par l’employeur.
Lorsque l’employeur demande la remise d’un nouveau bulletin N° 3 dans le cadre de la gestion du personnel et en particulier en cas de nouvelle affectation justifiant un nouveau contrôle de l’honorabilité par rapport aux besoins spécifiques du poste, le bulletin délivré ne peut être conservé au-delà d’un délai de deux mois à partir de sa délivrance, à moins que des dispositions légales n’autorisent un délai de conservation plus long.
Un bulletin délivré à une administration saisie d’une demande ne peut pas être conservé au-delà d’un délai d’un mois après l’expiration du délai prévu pour un recours contentieux.
A l’expiration des délais de conservation susmentionnés, ni l’extrait ni les données y renseignées ne peuvent être conservés sous quelque forme que ce soit.
Dispositions pénales
Celui qui sollicite la délivrance d’un bulletin du casier d’une personne physique ou morale en violation des conditions de fond et de forme prévues par la loi relative à l’organisation du casier judiciaire est puni d’un emprisonnement de 8 jours à 1 an et d’une amende de 251 euros à 5.000 euros.
Le non-respect des délais de conservation prévus par la loi relative à l’organisation du casier judiciaire ou des délais prévus par une loi spéciale est puni d’une amende de 251 euros à 3.000 euros.